La Segreteria è il primo modulo che si usa quando si attiva Sinfonia Web, perché è quello che contiene le persone. Tutto il resto — turni, servizi, presenze, corsi — si appoggia qui.
Una scheda per persona, divisa in cinque parti
Ogni volontario, dipendente o collaboratore ha una scheda organizzata in cinque schede tematiche, così non si finisce mai a scorrere un modulo lunghissimo.
- Anagrafica: i dati identificativi della persona, codice fiscale compreso.
- Recapiti: indirizzo, telefoni ed email, che sono poi quelli usati da notifiche, mailing e SMS.
- Socio: la posizione associativa, la categoria e le quote.
- Abilitazioni: brevetti, patenti e corsi, con le rispettive date.
- Documenti: i file allegati alla persona, caricati direttamente nella scheda.
Le abilitazioni non scadono più di nascosto
Questa è la funzione che, da sola, giustifica il passaggio al digitale. Ogni abilitazione registrata su una persona ha una data di conseguimento e, quando serve, una data di scadenza.
Sinfonia Web raccoglie tutte le abilitazioni con scadenza in un unico elenco, ordinato dalla più vicina alla più lontana. Aprire quella pagina una volta al mese significa sapere in anticipo chi deve rifare il retraining, chi ha la patente in scadenza e chi non è più in regola.
Le abilitazioni non restano confinate in Segreteria: sono le stesse che il modulo Turni usa come requisiti delle tipologie di turno. Se il brevetto scade, la persona smette automaticamente di essere selezionabile per i turni che lo richiedono. Nessuno deve ricordarsene: succede e basta.
Le quote sociali, senza il quaderno
Il registro dei soci gestisce le categorie sociali definite dall'associazione — socio ordinario, sostenitore, onorario, come previsto dallo statuto — e per ciascuna persona tiene traccia delle quote, con scadenze e pagamenti.
Sapere chi è in regola smette di essere un'operazione archeologica: è una ricerca.
Le richieste di modifica dati
C'è un dettaglio piccolo che risolve un problema grande. Il volontario che cambia numero di telefono o si trasferisce non deve più scrivere a qualcuno sperando che se ne ricordi: dal proprio profilo propone la modifica dei suoi dati.
La richiesta arriva in Segreteria con un contatore nel menu, e chi ha il permesso può confermarla — i dati vengono aggiornati — oppure respingerla. L'anagrafica resta sotto controllo dell'associazione, ma si aggiorna da sola.
Chi entra, chi esce e chi resta negli archivi
Quando una persona lascia l'associazione non si cancella: si inibisce. Smette di comparire negli elenchi operativi e non può più accedere, ma tutto quello che ha fatto — turni, servizi, presenze — resta nello storico e continua a comparire nelle statistiche degli anni in cui era attiva.
È l'unico modo per avere numeri storici che non cambiano ogni volta che qualcuno se ne va.
Ricerca, esportazione, stampa e registro
Ogni elenco della Segreteria ha una ricerca con filtri, uno scarico dei dati e una stampa, sia complessiva sia della singola scheda. Serve un elenco per l'assicurazione, un file per il registro regionale, la scheda di una persona per una pratica? Escono da qui.
Sopra a tutto lavora il registro delle operazioni: ogni inserimento, modifica ed eliminazione viene tracciato. Non è burocrazia, è la garanzia che i dati dell'associazione non possano essere alterati senza lasciare traccia.
Hai ancora dubbi e vuoi dei chiarimenti? Scrivici a info@sinfoniaweb.net oppure prova Sinfonia Web gratuitamente per 30 giorni.
