Turni fissi e turni mobili: come organizzare il calendario e far prenotare i volontari

Chi gestisce i turni di un'associazione conosce bene il rituale: il foglio appeso in bacheca, le telefonate per coprire un buco all'ultimo minuto, il volontario che si segna e poi non si presenta. Il modulo Turni di Sinfonia Web nasce esattamente per chiudere questo cerchio, e lo fa partendo da una distinzione semplice.

Due modi di pensare un turno

In Sinfonia Web un turno può essere fisso oppure mobile, e la differenza non è tecnica ma organizzativa.

Il turno fisso è quello con una squadra già definita: la squadra del martedì notte, l'equipaggio del sabato pomeriggio. Sai in anticipo chi c'è e per quanto tempo, quindi lo compili una volta e lo ripeti.

Il turno mobile è quello che si riempie strada facendo: definisci una o più fasce orarie e il numero di posti, poi sono i volontari a prenotarsi sulla fascia che preferiscono. È la formula tipica dei fine settimana, dei servizi occasionali e di tutte le associazioni che lavorano su disponibilità.

Le due modalità convivono nello stesso calendario: nulla ti impedisce di avere squadre fisse durante la settimana e turni aperti alle prenotazioni nel weekend.

Le tipologie di turno: colori, etichette e requisiti

Prima di creare i turni conviene definire le tipologie. Una tipologia è l'etichetta che dice di che turno si tratta — emergenza, servizi ordinari, protezione civile, centralino — e porta con sé tre cose utili.

• Un colore e delle etichette, per riconoscere il turno a colpo d'occhio nel calendario e sul monitor in sede.
• Un ordine di visualizzazione, così le tipologie più importanti restano in cima.
• Soprattutto, i requisiti: l'elenco delle abilitazioni che una persona deve possedere per poter entrare in quel turno.

Quest'ultimo punto è quello che fa la differenza. Se la tipologia "Emergenza" richiede il brevetto di soccorritore e la patente adeguata, chi non li ha semplicemente non compare tra le persone selezionabili e non riesce a prenotarsi. Non serve più ricordarsi a memoria chi può fare cosa: lo fa il programma, incrociando i requisiti della tipologia con le abilitazioni registrate in Segreteria.

Generare i turni di un mese intero in un colpo solo

Creare i turni uno per uno avrebbe poco senso, quindi Sinfonia Web mette a disposizione tre scorciatoie.

La prima è la ripetizione: crei il turno del lunedì e chiedi al programma di ripeterlo per le settimane successive, scegliendo i giorni della settimana e la data di fine.

La seconda è la duplicazione: prendi un turno già costruito — con le sue fasce orarie e, se vuoi, la sua squadra — e lo ricopi su un'altra data.

La terza è la generazione massiva, che riempie un intero intervallo di date a partire dai turni che hai già impostato. In pratica, a fine mese prepari il mese successivo in pochi minuti.

Le prenotazioni: dal volontario alla conferma

Quando un turno è aperto alle prenotazioni, il volontario lo vede nel calendario dal proprio telefono, sceglie la fascia oraria libera e si prenota. Da quel momento la richiesta finisce nell'elenco Prenotazioni dell'associazione, con un contatore nel menu che segnala quante sono ancora in attesa.

Chi gestisce i turni può confermare o respingere ogni richiesta, e il sistema tiene traccia di chi ha registrato la prenotazione e quando: se è stato il volontario stesso oppure un responsabile che l'ha inserita per suo conto. Le prenotazioni confermate diventano automaticamente parte della squadra del turno.

Ogni volontario, dal proprio profilo, ha sempre sott'occhio l'elenco delle proprie prenotazioni e dei propri turni, senza dover chiedere niente a nessuno.

Sei viste diverse sullo stesso calendario

Lo stesso calendario si guarda in modi diversi a seconda di cosa ti serve, e Sinfonia Web ti lascia scegliere.

• Vista settimanale e mensile, per la programmazione classica.
• Vista generale, per avere tutte le tipologie affiancate.
• Vista panoramica e panoramica invertita, che incrociano turni e persone: utilissime per capire in un colpo d'occhio dove sono i buchi da coprire.
• Vista mezzi giornaliera e settimanale, che mettono l'ambulanza al centro e ti mostrano quale mezzo è impegnato e quando.

Le stesse viste possono essere proiettate sul monitor in sede, aggiornate in tempo reale, così chi entra in sede vede subito la situazione senza stampare nulla.

Assenze, promemoria e statistiche

Al calendario si affiancano tre funzioni che lavorano in silenzio.

Le assenze permettono di segnalare in anticipo i periodi di indisponibilità di una persona, così non la si assegna per sbaglio a un turno che non potrà coprire.

I promemoria sono notifiche email che ogni volontario può attivare dal proprio profilo per ricevere un avviso il giorno prima di ogni suo turno. Chi preferisce non riceverle, semplicemente le disattiva.

Le statistiche, infine, raccontano quanto ha lavorato ciascuno: turni per persona, per mese, per anno, con il dettaglio dei turni effettivamente svolti. Tutto esportabile e stampabile, per le assemblee e per il bilancio sociale.

E siccome ogni modifica a un turno viene registrata, se qualcosa non torna c'è sempre un registro delle operazioni da consultare: chi ha cambiato cosa, e quando.