Il modulo Servizi di Sinfonia Web è il registro di tutto ciò che l'associazione fa uscire dalla porta: trasporti sanitari, emergenze, assistenze a manifestazioni, servizi sociali. L'idea di fondo è che un dato inserito una volta sola debba poi tornare da solo ovunque serva: nelle statistiche, nelle stampe, nelle esportazioni.
Una scheda per ogni servizio
La scheda di un servizio raccoglie tutto quello che normalmente finisce su un foglio di carta e poi si perde.
- Il numero progressivo, la data e gli orari di partenza e rientro, con la possibilità di annotare anche la sosta.
- Il richiedente e il luogo dell'intervento, con comune e provincia, e il luogo di destinazione, sempre con comune e provincia.
- I chilometri di partenza e di arrivo, con il totale calcolato di conseguenza.
- L'esito del servizio, l'eventuale ricetta, il costo e la tipologia di rimborso.
- Gli eventuali danneggiamenti e un campo note libero per tutto il resto.
Sono tanti campi, ma nessuno è obbligatorio per forza: ogni associazione compila quelli che le servono davvero e ignora gli altri.
L'equipaggio e il mezzo
A ogni servizio si associa un equipaggio fino a sette persone. Le persone si cercano digitando il nome e il programma propone solo chi ha senso proporre, filtrando per mansione: così non si finisce per mettere in equipaggio qualcuno che non può starci.
Il servizio può inoltre essere agganciato a un turno e alla sua tipologia. È il collegamento che rende tutto coerente: il turno dice chi era in sede, il servizio dice cosa ha fatto. Da qui nascono statistiche che hanno davvero senso, perché incrociano presenza e attività.
Allo stesso modo si indica il mezzo impiegato, che è lo stesso del modulo Parco auto: i chilometri registrati sul servizio raccontano quindi anche la vita dell'ambulanza.
I pazienti, senza riscrivere ogni volta gli stessi dati
Sinfonia Web tiene un'anagrafica dei pazienti separata da quella dei volontari. La ragione è pratica: molti trasporti sono ricorrenti, e riscrivere ogni volta nome, cognome e indirizzo della stessa persona è tempo perso oltre che una fonte di errori.
Il paziente si cerca, si seleziona e si aggancia al servizio. Da quel momento la sua scheda raccoglie tutti i trasporti che lo riguardano, con ricerca, stampa ed esportazione dedicate.
I servizi ricorrenti: usa i modelli
Le associazioni che fanno dialisi, fisioterapie o trasporti programmati sanno che il grosso del lavoro è sempre uguale: stessa persona, stessa destinazione, stessi orari, tre volte a settimana.
Per questi casi Sinfonia Web usa i modelli di servizio. Costruisci il modello una volta — con richiedente, luoghi, orari e giorni della settimana — e poi lo generi: puoi produrre un singolo servizio oppure fare una generazione massiva, indicando un intervallo di date e la tipologia di turno di riferimento. In pochi secondi l'agenda del mese è popolata, e a te resta solo da assegnare gli equipaggi.
Le statistiche arrivano da sole
Questa è la parte che ripaga di tutto il resto. Poiché i dati sono strutturati, le statistiche non vanno costruite: ci sono già.
- Il totale per anno, per capire l'andamento dell'associazione nel tempo.
- Il dettaglio per mese, per vedere i picchi e programmare meglio.
- Il dettaglio dei servizi svolti per persona, che è il dato più richiesto quando si tratta di riconoscere il lavoro dei volontari.
Ogni elenco ha la sua ricerca con filtri, il suo scarico dei dati e la sua stampa, sia dell'elenco completo sia del singolo servizio. Il fascicolo per la ASL, il prospetto per l'assemblea e il file per il commercialista escono dallo stesso posto.
E se ti serve solo dare un'occhiata veloce a com'è andata la settimana, c'è la vista settimanale dei servizi e l'elenco degli ultimi servizi registrati, che è anche il primo posto dove guardare quando qualcosa non torna.
Hai ancora dubbi e vuoi dei chiarimenti? Scrivici a info@sinfoniaweb.net oppure prova Sinfonia Web gratuitamente per 30 giorni.
