Il Parco auto è uno di quei moduli che sembrano marginali finché non salta una scadenza. Poi diventano la prima cosa che si apre al mattino.
La scheda del mezzo
Ogni veicolo dell'associazione ha la sua scheda, identificata dalla sigla con cui lo chiamano davvero i volontari — non dalla targa, che nessuno ricorda. Nella scheda finiscono i dati tecnici e amministrativi del mezzo e, soprattutto, le sue date.
I mezzi possono essere attivi o non attivi: quelli dismessi o temporaneamente fuori servizio escono dagli elenchi operativi e dal conteggio delle scadenze, ma conservano tutto il loro storico.
Le tre scadenze che non puoi permetterti di dimenticare
Sinfonia Web tiene traccia di tre tipi di scadenza, che nella vita reale arrivano sempre nel momento peggiore.
- L'assicurazione, con la sua data di scadenza.
- La revisione, con la data in cui è stata fatta e quella in cui va rifatta.
- I tagliandi e gli interventi di manutenzione, ciascuno con la propria data e la propria scadenza: cambio olio, freni, gomme, estintore, tutto quello che l'associazione decide di monitorare.
I tagliandi non sono limitati nel numero: ogni mezzo può averne quanti ne servono, ognuno con la sua storia.
Un'unica pagina "Scadenze"
Il vero valore del modulo sta nella pagina Scadenze, che fa una cosa semplice e utilissima: prende assicurazioni, revisioni e tagliandi di tutti i mezzi attivi e li mette in un solo elenco, ordinato per data.
Non devi aprire mezzo per mezzo per capire cosa sta per succedere. Apri una pagina e le prossime scadenze sono in cima, con la sigla del mezzo e il tipo di scadenza accanto. È la lista delle cose da fare, generata da sola.
Le sanificazioni
La sanificazione dei mezzi è entrata stabilmente nella routine di molte associazioni, e ha una caratteristica particolare: la fa chi è in turno, non l'ufficio.
Per questo in Sinfonia Web le sanificazioni hanno una sezione propria, accessibile anche a chi non ha i permessi di gestione completa del parco auto. Chi sanifica registra l'intervento sul mezzo; il registro che ne risulta ha la sua ricerca con filtri, la sua stampa e il suo scarico dei dati.
Quando qualcuno chiede quando è stata sanificata l'ambulanza l'ultima volta, la risposta è a due clic invece che a memoria.
Il mezzo non vive da solo
Il parco auto è collegato agli altri moduli, ed è lì che diventa interessante.
Nel modulo Turni ci sono due viste dedicate — la vista mezzi giornaliera e quella settimanale — che ribaltano la prospettiva: invece di chiederti chi è in turno, ti mostrano quale mezzo è impegnato e quando. È il modo più rapido per capire se puoi permetterti di fermare un'ambulanza per la revisione.
Nel modulo Servizi, ogni servizio registra il mezzo impiegato e i chilometri di partenza e arrivo. Il risultato è che il chilometraggio del veicolo si aggiorna con l'attività reale dell'associazione, senza doverlo trascrivere da nessuna parte.
Come ogni altro elenco del programma, anche quelli del parco auto si cercano, si stampano — per intero o mezzo per mezzo — e si esportano. Perché prima o poi qualcuno chiederà un prospetto, ed è meglio che sia già pronto.
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