Tesoreria: donazioni, prima nota e rendiconto per cassa senza fogli Excel

La Tesoreria è il modulo più recente di Sinfonia Web, ed è nato da una richiesta che sentivamo ripetere da molte associazioni: i soldi passano già dal gestionale, perché le quote sociali si registrano in segreteria e i tagliandi dei mezzi nel parco auto, ma il conto finale andava rifatto altrove.

Adesso non serve più. Ecco cosa fa il modulo, un pezzo alla volta.

Le ricevute delle donazioni, numerate da sole

Ogni donazione si registra in pochi secondi. Il donatore può essere una persona già in anagrafica, e allora nome, codice fiscale e indirizzo si compilano da soli, un soggetto esterno (persona fisica, ente o società) oppure un donatore anonimo, di cui non si salva nessun dato.

Il gestionale propone il numero di ricevuta, progressivo nell'anno: 1/2026, 2/2026 e così via, con la numerazione che riparte il 1° gennaio. Se l'associazione ha già emesso ricevute a mano, alla prima registrazione basta indicare il numero successivo all'ultimo: da lì la numerazione prosegue da sola.

La ricevuta è un PDF pronto da firmare, con i dati dell'ente, l'importo in cifre e in lettere, il metodo di pagamento e la dichiarazione fiscale giusta per ogni caso:

• per le persone fisiche, la detrazione del 35% se l'ente è un'organizzazione di volontariato, altrimenti del 30%, oppure in alternativa la deduzione nel limite del 10% del reddito (art. 83 del Codice del Terzo settore);
• per le donazioni in contanti, che per legge non danno diritto alle agevolazioni, la ricevuta vale come semplice quietanza e lo dichiara;
• in ogni caso riporta l'esenzione dall'imposta di bollo, quindi niente marca nemmeno sopra 77,47 euro.

Con un clic la ricevuta parte per email al donatore, e l'invio resta registrato con data e ora. A inizio anno il pulsante Comunicazione AdE prepara il file con le erogazioni da trasmettere all'Agenzia delle Entrate per la dichiarazione precompilata, già sommate per donatore e senza chi ha chiesto di non comparire.

Una prima nota che si compila quasi da sola

La prima nota è l'elenco per cassa di tutto ciò che entra ed esce, mese per mese. Gran parte delle righe non va scritta, perché arriva dagli altri moduli:

• le quote associative registrate in Segreteria, alla data in cui sono state pagate;
• le donazioni, con il numero di ricevuta come riferimento;
• i tagliandi e le manutenzioni del Parco auto che hanno un costo, come uscita alla data dell'intervento.

Tutto il resto si aggiunge a mano: carburante, utenze, assicurazioni, materiali, contributi pubblici, convenzioni. Le categorie sono già pronte, e in cima alla pagina trovi entrate, uscite e saldo del periodo, con il riepilogo per categoria. La prima nota si esporta in Excel, CSV o PDF.

Quanto c'è in cassa e quanto in banca

Ogni entrata e ogni uscita dice da quale conto è passata: la cassa contanti, il conto corrente, il conto postale, la carta prepagata. Il conto viene proposto in base al metodo di pagamento, quindi un bonifico va sul conto in banca e un pagamento in contanti in cassa.

Basta indicare una sola volta il saldo di partenza del primo anno: da lì il gestionale riporta i saldi da un anno all'altro e sa dire quanto c'è su ogni conto a qualunque data. È proprio il numero che il rendiconto chiede a inizio e fine anno.

Il rendiconto per cassa, senza riscrivere un numero

Gli enti del Terzo settore con entrate sotto i 220.000 euro possono redigere, al posto del bilancio d'esercizio, il rendiconto per cassa sullo schema del Modello D (DM 5 marzo 2020), da approvare e depositare al RUNTS entro il 30 giugno.

Sinfonia Web lo compila con la prima nota dell'anno. Ogni riga finisce nella voce giusta del modello in base alla sua categoria e alla sezione indicata sul movimento: attività di interesse generale, attività diverse, raccolte fondi o supporto generale. Gli acquisti di beni durevoli, come un mezzo o un'attrezzatura, si segnano come investimenti e restano fuori dalla gestione corrente, come chiede lo schema.

Il risultato è un PDF con i dati dell'ente, tutte le sezioni, l'avanzo o il disavanzo e la cassa a inizio e fine esercizio: il documento da portare all'approvazione.

Raccolte fondi, cinque per mille e contributi pubblici

Ci sono tre adempimenti che di solito si ricostruiscono a fatica, a mesi di distanza. La Tesoreria li tiene aggiornati mentre si lavora.

• Raccolte fondi. Per ogni festa, giornata in piazza o campagna si crea una raccolta, e le donazioni e le spese collegate formano il suo rendiconto specifico, con entrate, uscite, risultato e relazione illustrativa (art. 87, comma 6, del Codice del Terzo settore). Finché la relazione manca, la raccolta è segnalata.
• Cinque per mille. All'accredito si imputano via via le spese coperte dal contributo, sulle sei voci del modello ministeriale. L'elenco mostra il residuo e i giorni che mancano ai 12 mesi entro cui spenderlo, e segnala i contributi oltre i 20.000 euro da trasmettere al Ministero. Il rendiconto esce in PDF, pronto da firmare.
• Contributi pubblici. Chi incassa in un anno almeno 10.000 euro da pubbliche amministrazioni deve pubblicarne l'elenco sul proprio sito entro il 30 giugno dell'anno dopo. La pagina tiene il conto, avvisa quando si supera la soglia e prepara l'elenco già impaginato.

Rimborsi ai volontari, dentro i limiti di legge

I volontari non si possono pagare, ma le spese che sostengono si possono rimborsare. Il rimborso documentato, con scontrini e biglietti, non ha un tetto. Quello autocertificato sì: 10 euro al giorno e 150 euro al mese per persona, e solo se l'organo sociale lo ha deliberato (art. 17 del Codice del Terzo settore).

Il controllo lo fa il programma: se un rimborso autocertificato porterebbe un volontario oltre il limite del giorno o del mese, il salvataggio viene rifiutato e il messaggio dice quanto è già stato rimborsato. Il registro dei rimborsi, per volontario e per mese, si esporta in PDF da allegare alla documentazione dell'ente.

Collegata al resto del programma

La Tesoreria non è un programma di contabilità appoggiato accanto al gestionale: ne fa parte. Le quote arrivano dalla Segreteria, le manutenzioni dal Parco auto, e il bilancio sociale riporta da solo il numero e l'importo delle donazioni, i donatori distinti e il cinque per mille incassato.

Anche gli accessi sono separati: chi deve solo consultare e scaricare i documenti ha il permesso di visualizzazione, mentre registrare ed eliminare restano a chi gestisce davvero la cassa.

La Tesoreria è un modulo integrativo: è compresa nel pacchetto avanzato e si può scegliere tra i quattro moduli del pacchetto medio. Nella prova gratuita di 30 giorni è attiva come tutto il resto.